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"Die Welt des E-Commerce und des ERP"  vom Gründer und Inhaber Dietmar Sicking

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ERP für Shopsysteme - Mehr als nur eine Warenwirtschaft

Artikel von Dietmar Sicking in der t3n Nr 28 t3n

 

ERP-Systeme sind weit mehr als nur Warenwirtschaftssysteme, sondern eignen sich auch zur Kundenbindung und Finanzbuchhaltung. Die Nutzung von ERP lohnt sich prinzipiell für Online-Shops – egal ob klein oder groß. Allerdings sollte man Shopsystem und ERP nicht unabhängig voneinander betreiben, sondern beide Lösungen miteinander verschmelzen.

Eine Begriffserklärung außerhalb von Wikipedia und Walldorf zu den drei Buchstaben ERP ist durchaus sinnvoll. Der Begriff Enterprise Ressource Planning (Unternehmensweite  Ressourcenplannung)nützt in dieser Form dem deutschen Familienunternehmer genauso wenig, wie dem Startup aus der Uni. Allerdings ist die meist genutzte deutsche Übersetzung, dass WWS (also das Warenwirtschaftssystem) auch nicht umfassend genug. Ein klassisches Warenwirtschaftssystem kennt sich eigentlich nicht mit Kundenbindung und Finanzbuchhaltung aus. Vielmehr vereint ERP ein Auftrags-, Artikel-, Lager-, Kunden-, Lieferanten, Mitarbeiter-, Einkaufs-, Finanzbuchhaltungs- und Controllingsystem mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten. Diese Art von  System zu finden, mit dem Händler ihre gesamten Warenflüsse vom Einkauf bis zum Verkauf steuern, das die nötige Lagerverwaltung und das richtige Kundenmanagement mitbringt, und das am Ende eine vernünftige Abschlussbilanz bildet, ist eine Herkulesaufgabe.

OLD ECONOMY VS. STARTUP

Integrierte Shop- und ERP-Lösungen finden sich immer noch selten. Die wenigen, die funktionieren, sind meist voneinander unabhängige Systeme, die mittels rudimentärer Schnittstellen aller Art irgendwie zusammenarbeiten. Da gibt es den Shop, der seine Aufträge an ein Warenwirtschaftssystem übergibt, das Warenwirtschaftssystem, das Lagerbestände an den Webserver  weitergibt und da gibt es Sachbearbeiter, die die Aufträge vom Websystem ins Warenwirtschaftssystem abtippen (auch das ist eine Schnittstelle). Wie man diese Ansätze sinnvoll verbessern und optimieren kann, muss man mit Hilfe einer intensiven Beratung ermitteln. Besteht eine Firma seit langem und verkaufte diese ihre Produkte über die damals üblichen Vertriebswege wie  Kataloge, Vertreter oder Ladengeschäft, verfügt das Unternehmen in den meisten Fällen auch über ein ERP-/Warenwirtschaftssystem – ob nun ein professionelles Standardprodukt, ein  branchentypisches Nischenprodukt oder gar die selbsterstellte Lösung aus Visual Basic, Access, Excel und Word. Basiert die Gründung des Geschäfts auf einer Startup-Idee, kann man davon  ausgehen, dass am Anfang das Web war. Erst eBay, dann Amazon, parallel die eigene Website und das erste kleine Shopsystem bis hin zum großen Shop inklusive Clustern. Was beide  Ansätze meist gemeinsam haben: sie haben nie voneinander gehört. Wenn Unternehmen überhaupt beide Systeme im Einsatz haben, dann meist als Inseln, die keine oder nur sehr wenige Verbindungen haben. Häufig nutzen Unternehmen auch eins der Systeme für Aufgaben, die eigentlich die Spezialität des jeweils anderen Systems sind. Shopsysteme mit integrierter  PDF-Rechnung und virtuellen Lagerbeständen oder ein ERP-System mit Webkatalogerstellung sind nur zwei Beispiele. Des Pudels Kern ist beides nicht.

ANSCHLUSS FINDEN

Shopsysteme gibt es wie Sand am Meer. Gute, schlechte, kleine, große, technologisch anspruchsvolle und die, die versprechen, dass man nach drei Klicks einen fertigen Shop hat. Das richtige System zu finden ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Lösungen wie Mietshops, BuildByClick-Lösungen oder Eigenentwicklungen sind meist nicht dazu geeignet, andere Systeme anzubinden. Eigenständig einsetzbare Shopsysteme wie Shopware, Oxid eShop oder Magento eignen sich da  schon eher. Diese bieten teileweise schon recht gute Schnittstellen zu diversen ERP-Systemen beziehungsweise stellen eine offene API mit umfassender Dokumentation und der Möglichkeit  einer leichten Anbindung zur Verfügung. Außerdem stehen diese Systeme für Kontinuität, weite Verbreitung, viele Third-Party-Produkte und Entwickler. Mittlerweile existieren aber auch Ansätze zu ERP-Shopsystemen aus dem ERP-System selbst heraus. Ein voll integriertes Shopsystem in einem ERP ist beispielsweise der eEvolution Direct Shop. ERP, Shopsystem und CMS werden hier von einem ERP Anbieter vereint. Es gibt zwar einige ERP-Anbieter, die Shopkomponenten anbieten, allerdings nie mit einer so umfassenden Funktionalität. Durch die gleiche  Datenbasis einer derartig integrierten Lösung fällt eine Schnittstelle komplett weg. Das reduziert die Einführungskosten drastisch.

ZEIT ZU WECHSELN

Welcher Shopbetreiber braucht ein ERP System? Eigentlich müsste die Frage lauten: Ab wann benötigt ein Shopbetreiber (oder ein eBay-Profiseller oder ein Amazon-Seller) ein Shopsystem?Am besten von Anfang an! Denn dann ergeben sich später nicht die Probleme, die die meisten großen Händler jetzt haben. Viele Shopsysteme bringen diverse, rudimentäre Funktionen mit, um die eingegangenen Aufträge zu einem gewissen Grad auch verwalten zu können oder um dem Kunden Lagerbestände zu vermitteln. Irgendwann schlägt sich aber die fehlende Systemtiefe auf eine Ressource nieder: den oder die Sachbearbeiter. Dieser Umstand treibt in der Folge die Kosten in die Höhe und die Margen sinken. Der Shopbetreiber merkt zwar,  dass der Laden brummt, seine Mitarbeiter immer mehr zu tun haben, und dass er unter Umständen sogar Personal aufstocken muss. Er merkt aber meistens nicht, dass dadurch seine Marge pro verkauftem Artikel immer geringer wird. Ein derartiger Shop verzeichnet zwar humanes Wachstum, der Gewinn am Geschäft steigt aber nicht linear mit an. Anders sieht es aus,  wenn man die Systeme bereits während der Geschäftsgründung so auslegt, dass sich ein Unterschied von zehn zu 1.000 Pakten am Tag nicht in der kaufmännischen Abteilung auswirkt, sondern höchstens in der eigenen Versandabteilung. Das ist dann nun nicht wirklich das Schlechteste.

Wann ist also der richtige Zeitpunkt für den Shopbetreiber, die Backoffice-Systeme so zu schalten, dass die Effizienz im Betrieb erhalten bleibt und das bestehende Personal nicht von nicht-administrativen Aufgaben blockiert wird? Man sollte sich seine Verkaufsentwicklung  und die eigene Auslastung sowie die seiner Mitarbeiter genau ansehen. Sind die Tagesziele noch gut zu erreichen? Kann man seinen Kunden noch die versprochenen Leistungen (beispielsweise die Bearbeitung der Aufträge innerhalb eines Tages) zusichern? Oder muss man Personal aufstocken? Erreicht man den Punkt, an dem das Personal nur noch quantitativ wächst, muss man sich überlegen, wie man das Tagesgeschäft vereinfachen und automatisieren kann.

Lager

Ein ordentliche Lagerhaltung ist gerade bei einem größeren Produktsortiment essenziell.
Eine Warenwirtschaft oder ein ERP-System helfen dabei, die Daten zu pflegen und zu  verwalten.

EIN KLEINER ERP-ÜBERBLICK

Eine beispielhafte Betrachtung von drei bekannten, bezahlbaren und vor allem ganzheitlichen Softwareprodukten, die grundsätzlich genau für die Unternehmen erstellt worden sind, die eine  gesunde Basis im Mittelstand haben, zeigt, was derartige Systeme zu leisten im Stande sind.

Das lange Jahre fest etablierte, deutsche Produkt eEvolution der eEvolution GmbH bietet zum Beispiel umfangreiche Warenwirtschaftsfunktionen, integrierte Add-Ons im Bereich der mobilen Lagerverwaltung, Kunden- und Lieferantenverwaltung als Systembestandteil, eine OEM-Version der Syska Finanzbuchhaltung und eine Vielzahl weiterer Funktionen und Module, um das Unternehmen effektiv abzubilden. Das in der neusten Version auf Microsoft .NET 4 basierende System bietet Customizing auf Masken-Ebene und eine extrem tiefe Funktionsvielfalt für fast alle Branchen an. eEvolution ist ein Produkt, das seit fast 20 Jahren mit seinen Kunden gewachsen ist.

Die Lösung Pixi der Mad Geniuses GmbH geht in die gleiche Richtung und nennt sich „Versandhandelssoftware“. Pixi bringt bereits eine Vielzahl an Funktionen mit, die auch gute  Shop-Software inne haben sollte, lässt aber erweiterte Funktionen zur Unternehmenssteuerung wie eine integrierte Finanzbuchhaltung oder eine Mitarbeiterverwaltung vermissen. Die Entwickler haben der Anbindung von Shopsystemen wie Magento, Shopware oder Oxid eShop eine große Bedeutung beigemessen. Vom Maskendesign kommt Pixi noch ein wenig altbacken  daher. Dagegen glänzt es neben der Schnittstellen-Vielfalt zu gängigen Shopsystemen mit einer offen API auf Basis von SOAP.

BüroWARE ist eine ERP-Software von SoftENGINE, die auch die Bereiche Warenwirtschaft, Kundenmanagement und Finanzbuchhaltung abdeckt und schon nah an die weiter unten  Finanzbuchhaltung abdeckt und schon nah an die weiter unten beschriebenen „out oft the box“ Programme reicht. BüroWARE kann man flexibel einsetzen, da die Software viele Schnittstellen u allerlei Shopsystemen zu bieten hat. BüroWare ist in Handel, Industrie und Dienstleistung zu finden und bietet mit der etwas altersschwachen C++-Programmierung ein gesundes Mittelmaß an  Funktionen.

OUT OF THE BOX VS. BEST OF BREED

Zu „Out-of-the-box“-Programmen gehören Lösungen wie die Sage Office Line oder Lexware. Diese Programme sind in Sachen „Bedienkomfort für Laien“ unschlagbar. Generell ist aber mit der Konfigurierbarkeit der Systeme schnell Schluss. In der Regel bilden diese Lösungen nur die Prozesse ab, die jedes deutsche Unternehmen wirklich braucht. Es gibt zwar Dienstleister, die eine Anpassung dieser Lösungen anbieten, hier sollte man jedoch Vorsicht walten lassen. Eine Anpassung von derartig starren Lösungen geht meist mit dem Verlust der Releasefähigkeit einher.

Produkte, die umgangssprachlich gerne als die „kleine Lösung“ oder die „abgespeckte Version“ der Branchen-Riesen verkauft werden, machen vom Namen zwar meist viel her, auch sind die  Vertriebsberater gut vorbereitet und die Giveaways unschlagbar. Trotzdem sollte man auch diese mit Vorsicht genießen: „Reißt man aus einem Linienbus mit 100 Plätzen 98 Plätze heraus, hat man noch lange keinen Sportwagen.“ Ein schlüssiges Konzept, das greifen könnte, hört auf den Namen „Best of Breed“. Dieses vereint das, was viele oftmals als Insellösungschaos verkennen und was Anbieter integrierter Softwaresysteme verteufeln. Es birgt aber trotz aller Unkenrufe enorme Möglichkeiten. Die Idee hinter diesem Konzept besteht darin, die beste Lösung für jeden Bereich zu wählen und diese unterschiedlichen Lösungen in einer schlüssigen Systemintegration effektiv zu verbinden.

SCHNITTSTELLEN UND INTEGRATION

Die Verbindung zwei erst einmal hochverschiedener, heterogener Systeme wie ERP und Shop wirft einige wichtige Fragen auf.
- Existiert bereits eine Schnittstelle zwischen meinen Systemen oder muss  ich die Entwicklung einer Schnittstelle in Auftrag geben?
- Falls bereits eine Schnittstelle existiert, befriedigt diese meine Bedürfnisse?
- Wenn es keine Schnittstelle gibt, wie kann ich definieren, was eine neue Schnittstelle können soll?
Hat ein Unternehmen ein funktionierendes ERP-System und will nun eine Shoplösung anbinden, bietet das ERP-System die kaufmännischen Grundlagen für alle Vorgänge an. Diese Basis kann man fortan als Grundlage für den Shop nutzen, um so Konflikte zu vermeiden. Gestaltet sich das Szenario so, dass das Unternehmen schon ein Shopsystem, aber kein ERP hat, sollte es im Vorfeld dafür sorgen, dass alle Informationen aus dem Shop in das neue ERP übertragen werden.
Denn eins muss immer gelten: Kommt ein ERP in das Unternehmen, so entwickelt es sich zum führenden System.

STAMMDATEN

Die Informationen, die aus dem Shop bereits vorhanden sind und die es in das ERP zu übertragen gilt, umfassen jegliche Stammdaten.
Dazu gehören die Kunden, Lieferanten, Hersteller und Artikel aus dem Shop. Kunden machen das wichtigste Gut eines jeden Unternehmens aus, sollte man meinen. Dennoch gehen viele Shops mit diesen Daten oft recht stiefmütterlich um. Historien zu bereits  betätigten Verkäufen, Informationen über Liquidität und/oder Zahlungsverhalten, abweichende Liefer- und Rechnungsadressen, Ansprechpartner, Informationen zu Ansprechpartnern, Sonderpreise, Zahlungsarten, Lieferbedingungen und ähnliche Daten gehören in ein zentrales System und in alle angeschlossenen Systeme. Das ERP-System organisiert den Einkauf und die Bestellungen beim Vorlieferanten des Unternehmens. Die in den Stammdaten des Vorlieferanten oder des Herstellers enthaltenen Informationen sind für die Endkunden nicht wichtig? Irrtum! Spätestens dann, wenn es zu einem ungemütlicheren Teil des Geschäfts kommt, der Retoure, kommen Verhalten und Vorgehen des Lieferanten oder des Herstellers wichtige Rollen zu. Den Artikelstamm mit Beschreibungen, Bildern, Texten, Zeichnungen, Preisen, Mengenstaffeln, Mengenschlüsseln, Verpackungseinheiten, Produktionseigenarten und Leergutinformationen zu pflegen ist eine Aufgabe, die man sicherlich nicht zweimal in einem Unternehmen vornehmen will. Ein heterogene Pflege ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitintensiv und somit absolut unnötig.

BEWEGUNGSDATEN

Die Verwaltung aktiver Aufträge, die der Shop generiert und an das ERP zur Auftragsbearbeitung übergibt, ist ein zweiter elementarer Bestandteil der Kundenbindung. Viele Informationen, die sonst nur
im ERP zur Verfügung stünden, wie Auftragsfortschritt, Versandübergabe oder Tracking des Paketdienstleisters, sind bei einer guten Integration in Echtzeit auch im Shop verfügbar. Bei den  Lagerbeständen existieren verschiedenste Abstufungen des Informationsgrades, die man aus dem ERP an den Shop übergeben kann. Vom reinen Gesamtbestand bis hin zur detaillierten Information über Bestände, neue Lieferanteneingänge und daraus resultierender Lieferzeit ist alles möglich.

eevolution

eEvolution deckt als ERP-System unterschiedliche Bereiche wie Warenwirtschaft,
Kundenverwaltung, Lieferantenverwaltung und Finanzbuchhaltung ab.

MÖGLICHE ANBINDUNGSVARIANTEN

Pauschal kann man nicht sagen, welche Art des Datenaustausches nun die Richtige ist, da jedes System eine eigene Anbindungsart mitbringt. Profi-Shopsysteme bringen ein API mit, andere kann man nur direkt auf der Datenbank ansprechen und wieder andere kann man über Datenfiles auslesen. Das Projekt ERP und Shoplösung miteinander verschmelzen zu lassen, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Fasst man sie aber richtig und früh genug an, gibt der Invest dem Unternehmen später viel wieder. Die Fehlerquoten im Datenbereich sinken rapide und die Durchlaufzeiten von Aufträgen kann man so drastisch reduzieren. Eine effektive Beratung zu den einzelnen Komponenten ist unabdingbar. Hier sollte man unbedingt mit Profis aus der ERPBranche sprechen, die entweder Erfahrungen mit Shopsystemen haben oder aber von sich aus direkt sagen, dass sie einen Kooperationspartner für ein Shopsystem haben. Man muss sich den Anforderungen und Fragen seines Unternehmens stellen.  Und vor allem abschätzen, was man in einem integrierten System benötigt oder was man besser in ein anderes System auslagert und per Schnittstelle anbinden kann.